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信息请求(Request for Information，简写：RFI)允许公司评估可以帮助他们解决问题或完成项目的供应商。通过提交RFI并比较响应，公司可以选择适合其需求的供应商。了解如何编写RFI可让您收集信息并确保做出明智的决定。在本文中，我们讨论了什么是信息请求、其目的、如何编写RFI，并提供了您可以用来编写自己的RFI的模板和示例。 什么是信息请求？ 信息请求是公司发送给供应商或供货商的文件，用于收集有关其产品的信息。信息请求允许企业阐明其需求并向其他公司提问，保存每家公司回复的完整记录并选择符合其要求的供应商。信息请求仅用于提供信息，因此除非双方同意合作，否则双方均不对对方承担合同义务。 为什么专业人士要使用信息请求？ 专业人士使用信息请求来寻求有关公司的详细信息以及他们可以提供的产品或服务，通常是针对特定项目。发送RFI的目的可能取决于公司的需求和当前项目的进展情况。使用RFI时，专业人士请求的信息可能包括： ●.公司价格信息 ●.公司提供的产品或服务 ●.关于特定需求的问题的答案 ●.有类似项目工作经验 ●.提供产品或服务的时间表 在建筑行业，专业人士也可能使用RFI来跟进建筑项目的进展。他们可能会定期向供应商索取信息，以确保项目按计划进行。建筑公司也可能使用RFI来请求更改材料、时间表、程序、设计或其他项目要素。 如何撰写信息请求？ RFI有一个简单的框架，可以让你轻松起草自己的RFI。以下是你可以用于编写自己的信息请求的五个步骤： 1.基本请求详情 RFI的顶部可能包含有关请求的基本详细信息。这可以告诉公司发送请求的人的姓名和预期收件人。它还可能包括以下信息： ●.供参考的RFI编号 ●.公司发送RFI的日期 ●.项目名称及项目编号 ●.回复截止日期 2.目的陈述 您可以在正文部分开始部分，包含一段概述您从公司寻求的信息。在这里，您可以包含具体要求，例如产品或服务的可用性以及您需要它们的预计日期范围。这可让供应商立即确定他们是否有兴趣与您合作。 3.项目摘要 在告诉公司你提交RFI的目的后，你可以通过总结项目来提供背景信息。解释你完成该项目的原因、时间表和目标。如果你想添加图表或其他有助于解释项目的文档，你可以在此部分注明你已添加附件供收件人审阅。 4.公司背景 如果您尚未与计划向其发送RFI的供应商合作，您可以添加一些有关贵公司的背景信息。注明贵公司的使命、行业经验以及网站或社交媒体页面以供参考。您还可以考虑在此部分添加联系信息，以便收件人可以致电或发送电子邮件给您，询问他们对项目或您的请求的问题。 5.响应部分 将文档的下半部分标记为“回复”部分，并将大约一半的页面留空，以便收件人回复。收件人可以使用此部分或发送单独的文档，但出于礼貌提供空间符合商业礼仪。但是，您也可以包括一个字段，用于填写您需要从收件人那里获得的特定信息，例如他们发送回复的日期。 使用信息请求的好处 信息请求可以为使用它们的公司带来许多好处。当您有多个潜在供应商可以合作时，RFI可以让您跟踪您联系过的人和时间、谁做出了回应以及每个供应商可以为您的企业提供什么。RFI的其他好处包括： ●.您可以存储RFI及其回复以供将来参考。 ●.潜在供应商明白他们必须竞争您的业务。 ●.您表现出与多种类型的企业合作的开放态度。 信息请求模板 您可以用以下模板来创建自己的信息请求： [RFI 编号] [请求日期] [项目名称] [项目编号] 提交至：[姓名] 提交人：[姓名] RFI描述： [目的陈述] [背景] 公司背景： 回复日期： 回复： 信息请求示例 以下是信息请求的示例： RFI #5839 2020 年 7 月 13 日 East Point 养老院停车场改造 项目 #340 提交给：Jackson Smith 提交者：Susan Barrow RFI描述： Builders Group, Ltd. 正在寻找 15 吨碎白石供应商，用于建造养老院停车场。我们将在 2020 年 8 月 1 日至 2020 年 8 月 14 日之间需要这些材料，具体取决于项目的进度。 East Point 养老院有一个碎石停车场，上次维护是在两年前。East Point 的总裁 John Davis 最近就一项重大的户外整修项目与我们联系，他要求我们优先在停车场铺设新的石头。 他特别要求使用白色碎石，因为他更喜欢更明亮的外观和更大的石头，因为游客经常会把小块的碎石踩进设施里。如果天气允许，我们计划于 2021 年 8 月 1 日开始该项目。 公司背景： 我们为 East Point 养老院服务了 15 年多，提供一般维护、翻新、安全设备实施和景观美化解决方案。自 2000 年开业以来，我们从两个业主发展到 50 名团队成员，并处理许多建筑和建筑维修需求。您可以在我们的网站 www.bgltd.com 上找到有关我们公司和我们提供的服务的更多信息。 回复日期： 回复： |
