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什么是RFI(信息请求)？ RFI（Request For Information/信息请求）是从潜在商品或服务供应商处收集信息的正式流程。RFI旨在由客户撰写并发送给潜在供应商。RFI通常是第一个也是最广泛的一系列请求，旨在缩小潜在供应商候选名单。当组织对潜在供应商了解甚少，并且希望减少评估供应商的时间和成本时，RFI会很有用。 RFI通常用于各种情况，例如进行重大IT采购。使用RFI的目的是以正式、结构化的方式收集市场信息。文档应确定组织的要求，同时要求供应商提供具体答案，说明如何满足这些要求。 为了帮助识别供应商之间的差异，好的RFI还将关注询价企业特有的需求以及每个供应商不太可能解决的问题。通常会要求收件人以标准格式提交他们的答复，以便于进行比较。 RFI的使用领域 RFI可用于多种场景，例如IT、广告代理和建筑行业。RFI还可以帮助选择企业资源规划(ERP)和电子健康记录(EHR)的工具。在IT领域，RFI通常用于从供应商处购买软件。软件通常会使用很长一段时间，因此组织务必从正确的供应商处进行选择。RFI应明确业务需求，例如与其他软件或硬件的集成、用例或管理选项。 在建筑行业，RFI可能由承包商发送给设计师，也可能由承包商发送给客户，也可能由分包商发送给客户，或者由分包商发送给总承包商。通常，建筑行业的RFI将在报价之前及之后使用。在这里，RFI应该提交有关材料、规格、设计图纸、标准或合同信息的查询。 广告代理机构可能会使用RFI来评估广告代理机构。在这种情况下，RFI将要求提供特定行业的客户、冲突领域以及供应商可能擅长的相关领域的列表。想要使用ERP软件的组织也可以使用RFI。此领域的RFI应指定组织在其ERP系统中需要什么的标准。例如，这可能是会计、制造和库存管理、销售管理和人力资源技术等领域。ERPRFI往往比其他RFI更为详尽。 寻找EHR相关软件的医疗行业也可能使用RFI。在这种情况下，组织应询问有关功能、技术和操作要求的信息。 如何编写RFI模板？ RFI的编写方式取决于其所针对的行业。不过，基本的RFI大约为四到五页，包括以下部分： ●.概述 ●.请求的信息 ●.响应期望 ●.澄清 概述部分应概述组织的目标和宗旨，例如短期和长期目标。此处应列出基本信息，例如有关请求者组织的介绍信息。在本节结束时，供应商应该知道该组织是谁，并且该文档是RFI。 第二部分应涵盖所请求的信息。本节应详细说明需要供应商提供哪些信息，包括交付时间表和功能要求等规范。本节应具体说明需要供应商提供哪些介绍性信息，但不应深入介绍。到本节结束时，供应商应该有足够的详细信息来提供答复。 下一节应概述对回复的期望。这应详细说明评估标准，以及如何和何时回复的指导。RFI和RFI回复都可以以电子方式发送，例如通过电子邮件发送。本节应包括供应商可用于回答任何信息请求的格式，例如预制模板。此过程将使以后比较其他供应商的答案变得更容易。 澄清部分应放在最后，并应指出尚未提及的任何最后一刻的细节。此部分可以包括对未寻求的信息的澄清。 在编写RFI时，结构应基于发送者的需求。RFI的主要目标之一是能够快速评估多个供应商，在制定信息请求和响应模板时应牢记这一点。这意味着应提供明确的响应指南——并以特定的格式或顺序给出。 此外，RFI的书写应清晰易懂，便于供应商做出回应。因此，一旦RFI书写完毕，组织应确保其内容清晰简洁。 RFI最佳实践 在编写RFI之前，最好记住一组要遵循的最佳实践。即使在编写RFI之后，也应牢记这些做法以确保清晰度。组织应执行以下操作： ●.将信息请求限制为仅需要的信息。 ●.要具体说明所请求的信息，但要避免过于详细。 ●.遵循任何先前建立的格式，以便进行更直接的比较。 ●.将信息请求限制在资源和能力信息上。例如，定价不是此阶段所需的信息。 ●.给出合理的回复时间。回复RFI通常比回复其他表格花费的时间要短，因此预计回复时间为一到两周。 ●.使用RFI收集一般信息。组织应避免包含更具体、更深入的信息。RFI不应表明最终购买意向。 ●.在一些RFI中包含视觉效果，例如用于建筑的视觉效果，以帮助供应商进一步了解所请求的信息。 RFI响应 RFI响应是供应商在初始RFI之后向组织做出的响应。供应商很可能会使用响应管理平台来响应RFI。此外，管理平台的用户可能会有一个答案库可供随时提取，以便更快、更准确地做出响应。 整个回复过程可能在线进行，例如，包括通过电子邮件上传扫描文件。回复也可以通过硬拷贝发送。 RFI与RFP与RFQ 与RFI类似的形式是提案请求(RFP)和报价请求(RFQ)。它们的区别在于使用情况和包含的信息。 RFP是一种结构更严谨的文档，用于收集潜在供应商的信息。RFP指定客户的需求，并描述评估供应商提案的每个评估标准。RFP通常用于公司供应商之间的竞标过程。RFP通常在RFI之后使用，因为它更具体。 RFQ是组织向一个或多个潜在供应商提交的一份文件，用于征求产品或服务的报价。它类似于RFP，但性质更具体。通常，RFQ寻求明确定义且可量化的物品（例如硬件）的逐项价格清单。 RFI用于请求一般信息，可帮助确定供应商是否应收到RFP或RFQ。当接近购买意向时，应使用RFP。如果组织已经知道需要什么，并且只需要供应商提供正确的工具，那么RFQ可能最适合。 |
